Hubungi Kami

AI, Google Workspace & ChatGPT untuk Produktiviti Harian di Tempat Kerja

Kursus Lanjutan

9:00pg - 5:00ptg (2-Hari)

Pra-syarat: Tiada

PENGENALAN

“AI tidak menggantikan manusia; sebaliknya, manusia yang tahu menggunakan AI akan menggantikan mereka yang tidak.”

Persekitaran kerja masa kini menuntut kelajuan, ketepatan, dan konsistensi dalam penyediaan maklumat dan komunikasi merentasi pelbagai saluran. Beban kerja pentadbiran, penyediaan dokumen, dan komunikasi digital berulang sering mengurangkan fokus terhadap tugasan bernilai tinggi.

Kemunculan Kecerdasan Buatan (AI) dan model generatif seperti ChatGPT telah membuka peluang baru untuk meningkatkan produktiviti jabatan secara sistematik. Namun, penggunaan AI yang berkesan memerlukan pemahaman jelas tentang keupayaan, had, keselamatan data, dan teknik penulisan arahan (prompt) yang betul.

Program latihan ini direka untuk bersifat praktikal dan berfokus pada tugasan, membantu peserta menggunakan AI sebagai alat sokongan kerja harian, bukannya pengganti pertimbangan manusia. Penekanan diberikan kepada aliran kerja yang bersifat bebas jabatan dan mudah disesuaikan mengikut keperluan organisasi.

SIAPA PATUT HADIR?

Pegawai pentadbiran dan kakitangan sokongan
Eksekutif dan pegawai sokongan profesional
Penyelia, ketua unit, dan ketua seksyen
Peringkat pengurusan
Pegawai dan kakitangan daripada agensi negeri atau badan berkanun yang terlibat dalam dokumentasi rasmi dan komunikasi formal

OBJEKTIF KURSUS

Peserta akan diperkenalkan kepada penggunaan Kecerdasan Buatan (AI) dan model generatif seperti ChatGPT, serta platform setara seperti Claude, Grok, dan Gemini, bagi mempercepat dan menyeragamkan tugasan pejabat harian merentasi semua jabatan termasuk Pentadbiran, Sumber Manusia, Kewangan atau Akaun, Perolehan, dan fungsi berkaitan lain.

Fokus utama adalah bagaimana AI dapat menyokong penyediaan surat dan memo rasmi, minit mesyuarat, lembaran Excel, ringkasan dokumen dan pekeliling, pengumuman pelbagai saluran seperti e-mel, portal dan WhatsApp, serta bahan pembentangan dengan tahap kelajuan dan konsistensi yang lebih tinggi.

HASIL PEMBELAJARAN

Menerangkan dan memahami konsep asas AI generatif serta penggunaan ChatGPT dalam konteks agensi kerajaan atau syarikat berkaitan kerajaan, termasuk manfaat, batasan, dan pertimbangan keselamatan data.
Mengaplikasikan teknik penulisan arahan (prompt) yang berkesan untuk menghasilkan dan menyeragamkan dokumen kerja seperti surat rasmi, memo, minit mesyuarat, jadual Excel, dan bahan pembentangan dengan lebih cekap dan konsisten.
Menukar satu teks maklumat kepada pelbagai saluran komunikasi digital seperti e-mel, WhatsApp, portal atau intranet, dan minit mesyuarat, serta membangunkan set arahan yang boleh diguna semula di peringkat jabatan.
Membangunkan “perpustakaan prompt jabatan” yang boleh diguna pakai oleh mana-mana unit, membolehkan pendekatan produktiviti yang bersifat merentas jabatan dan mudah disesuaikan mengikut fungsi khusus.

Di akhir pembelajaran kursus ini, peserta akan:

METODOLOGI KURSUS

Fasilitasi bengkel interaktif berasaskan tugasan sebenar di tempat kerja
Perbincangan kumpulan dan perkongsian pengalaman
Sesi latihan praktikal berulang secara langsung
Kajian kes dan simulasi senario kerja sebenar
Penggunaan aplikasi digital interaktif seperti Kahoot dan Mentimeter

RANGKA KURSUS

Modul 1: Pengenalan kepada Asas AI & ChatGPT

Objektif: Memahami dan mengenal pasti konsep asas Kecerdasan Buatan (AI) serta aplikasi AI generatif yang lazim digunakan.

Sejarah dan evolusi AI
Cara AI berfungsi
Memahami AI generatif dan ChatGPT dalam konteks agensi kerajaan dan syarikat berkaitan kerajaan
Peranan AI dalam sokongan kerja seperti draf, ringkasan, terjemahan, dan pemformatan
Batasan dan isu berkaitan data termasuk maklumat yang tidak boleh dikongsi
Prinsip teras: AI menjana, manusia menyemak
Keselamatan dan penggunaan AI secara beretika

Modul 2: Teknik Penulisan Arahan (Prompt) Berkesan

Objektif: Meningkatkan produktiviti kerja melalui keupayaan menulis arahan AI yang jelas dan berkesan bagi tugasan pentadbiran dan komunikasi digital harian.

Struktur Prompt: Role–Action–Target–Structure (RATS)
Penulisan prompt secara berulang untuk hasil lebih tepat
Strategi prompt seperti lakonan peranan, langkah demi langkah, dan few-shot prompting
Contoh prompt untuk pentadbiran, komunikasi, dan pengurusan program
Kesilapan lazim dalam penulisan prompt dan cara mengelakkannya

Modul 3: AI untuk Produktiviti Tempat Kerja (Office + ChatGPT)

Objektif: Menambah baik proses kerja dalam penyediaan dokumen rasmi, alat pemantauan, dan pembentangan profesional menggunakan AI.

Penyediaan surat rasmi, memo, dan nota mesyuarat menggunakan AI
Menjana senarai tindakan, senarai pemantauan, dan menukar teks kepada jadual Excel
Membina rangka slaid PowerPoint daripada laporan atau teks panjang
Pendekatan aliran kerja: teks sumber → penambahbaikan AI → dokumen jabatan
Bonus: Penyediaan slaid penuh menggunakan Gamma AI

Modul 4: Komunikasi Digital dengan AI

Objektif: Menguasai komunikasi digital yang berkesan menggunakan alat AI.

Menyediakan e-mel profesional untuk kegunaan dalaman dan luaran
Menulis mesej WhatsApp yang ringkas dan jelas (3–4 baris)
Menyediakan kandungan portal atau intranet (50–80 patah perkataan)
Menyusun minit mesyuarat lengkap dengan tindakan, pegawai bertanggungjawab (PIC), dan tarikh akhir
Konsep teras: satu mesej → pelbagai saluran → tindakan

Modul 5: Membina Perpustakaan Prompt Permulaan (Sedia untuk Pasukan/Jabatan)

Objektif: Membolehkan peserta membangunkan secara kolaboratif satu perpustakaan prompt permulaan yang sedia digunakan dengan mengenal pasti tugasan berulang di peringkat pasukan atau jabatan dan menterjemahkannya kepada arahan AI yang jelas, standard, dan boleh diguna semula.

Mengenal pasti tugasan berulang yang sesuai untuk sokongan AI
Merangka prompt standard bagi jenis dokumen utama
Aktiviti kumpulan: membina Perpustakaan Prompt 1.0 (5–10 prompt setiap kumpulan)
Perkongsian dan penambahbaikan prompt dari segi kejelasan, nada, dan konsistensi

Modul 6: Aliran Kerja AI Lanjutan & Automasi untuk Kerja Berasaskan Pengetahuan

Objektif: Membolehkan peserta mereka bentuk aliran kerja AI hujung ke hujung yang mengurangkan usaha manual, mempercepat masa pelaksanaan, dan meningkatkan konsistensi dalam proses kerja yang kompleks.

Reka bentuk aliran kerja AI berbilang langkah (input → pemprosesan → output → semakan)
Rantaian prompt untuk tugasan kompleks (analisis → draf → penambahbaikan)
Penggunaan AI untuk pemikiran berstruktur seperti senarai semak, kerangka kerja, SOP, dan asas keputusan
Penyelidikan dan sintesis berbantu AI merentasi pelbagai dokumen
Corak aliran kerja standard untuk kertas dasar, laporan, cadangan, dan dokumentasi program
Konsep tadbir urus: bila automasi sesuai dan bila pertimbangan manusia perlu dikekalkan

Modul 7: Kandungan Visual & Reka Bentuk Pembentangan dengan Canva AI

Objektif: Melengkapkan peserta dengan kemahiran praktikal untuk menghasilkan bahan visual dan kandungan pembentangan profesional bagi kegunaan jabatan menggunakan ciri AI generatif Canva, selaras dengan piawaian jenama dan objektif mesej.

Pengenalan kepada Canva AI untuk penghasilan imej, poster, dan pembentangan
Penulisan prompt visual yang berkesan merangkumi gaya, audien, mesej, dan format
Reka bentuk poster, infografik, dan visual kempen untuk komunikasi dalaman dan luaran
Menjana visual dan rangka slaid pembentangan terus daripada teks atau laporan
Penyuntingan dan penambahbaikan visual jana AI bagi ketepatan, kejelasan, dan konsistensi korporat
Aliran kerja: konsep → penjanaan AI → semakan manusia → aset jabatan akhir

Modul 8: Simulasi Capstone – Produktiviti Pejabat Hujung ke Hujung

Objektif: Mengukuhkan pembelajaran peserta melalui aplikasi alat AI dalam senario pejabat realistik berasaskan masa, dengan menghasilkan output bersepadu merentasi pelbagai saluran komunikasi dan format dokumen.

Input simulasi: nota mesyuarat, pekeliling atau petikan dokumen, permintaan pengurusan
Output diperlukan:
1. Minit mesyuarat lengkap dengan tindakan, pegawai bertanggungjawab (PIC), dan tarikh akhir
2. E-mel rasmi dan kemas kini WhatsApp yang menyampaikan maklumat utama
3. Penjejak tindakan dalam format Sheets atau Excel untuk pemantauan tugasan
4. Rangka pembentangan 6–8 slaid sedia dibentangkan
Kekangan dan syarat:
- Pelaksanaan berasaskan masa bagi mensimulasikan tekanan kerja sebenar
- Keperluan nada dan gaya komunikasi rasmi
- Aliran semakan dan kelulusan bagi menegaskan pengawasan manusia dan kawalan kualiti
Kerjasama kumpulan dan semakan rakan sebaya untuk menggalakkan kerja berpasukan dan penambahbaikan berterusan
Sesi perbincangan dan refleksi bagi mengenal pasti amalan terbaik, cabaran, dan pembelajaran utama